Skip to content 
Bingung cara kelola pesan dari pelanggan? Ingin alat bantu yang bisa bantu optimalkan pesan? Simak artikel untuk mengetahui fitur auto reply WhatsApp yang bisa jadi solusinya!
WhatsApp kini menjadi salah satu channel utama bisnis untuk melayani pelanggan, mulai dari menjawab pertanyaan produk, memberikan informasi harga, hingga membantu proses order. Masalahnya, semakin banyak chat yang masuk, semakin sulit bagi admin untuk membalas semuanya dengan cepat.
Salah satu cara menjaga respons tetap cepat adalah menggunakan auto reply WhatsApp. Fitur ini memungkinkan bisnis mengirim pesan otomatis saat pelanggan memulai chat atau menghubungi di luar jam operasional.
Lantas, bagaimana cara membuat pesan auto reply WhatsApp Business yang efektif? Di artikel ini, kamu akan menemukan cara mengaturnya, contoh pesan auto reply, batasan fitur bawaan WhatsApp Business, serta alternatif menggunakan Smart Reply Everpro Chat untuk menangani chat pelanggan berdasarkan konteks percakapan.
Apa itu Auto Reply WhatsApp?
Auto reply WhatsApp adalah fitur yang memungkinkan bisnis mengirim balasan otomatis kepada pelanggan berdasarkan kondisi tertentu, seperti saat pelanggan pertama kali mengirim pesan atau menghubungi di luar jam operasional.
Fitur ini tersedia di WhatsApp Business dan bisa membantu bisnis memberikan respons awal tanpa harus menunggu admin membalas secara manual.
Misalnya, ketika pelanggan mengirim pesan di luar jam kerja, WhatsApp Business dapat langsung mengirimkan informasi mengenai jam operasional dan kapan pelanggan akan mendapatkan balasan.
Sebelum mengetahui cara membuat pesan auto reply WhatsApp, kamu perlu memahami beberapa jenis pesan otomatis yang tersedia di WhatsApp Business.
1. Pesan Salam
Pesan salam atau Greeting Message dikirim otomatis ketika pelanggan baru memulai percakapan dengan bisnis.
Pesan ini cocok digunakan untuk menyapa pelanggan sekaligus memberi tahu bahwa chat mereka sudah diterima.
2. Pesan di Luar Jam Kerja
Pesan di luar jam kerja atau Away Message digunakan ketika pelanggan menghubungi bisnis di luar waktu operasional.
Kamu bisa mengatur jadwal pengiriman pesan, misalnya setiap kali ada chat masuk di luar jam kerja.
3. Balasan Cepat
Balasan cepat atau Quick Replies merupakan template untuk pertanyaan yang sering ditanyakan pelanggan, seperti harga, cara order, metode pembayaran, atau informasi pengiriman.
Namun, berbeda dari dua fitur sebelumnya, balasan cepat tidak dikirim otomatis. Admin tetap perlu memilih atau mengetik pintasan balasan sebelum mengirimkannya.
Cara Membuat Pesan Auto Reply WhatsApp Business
Berikut cara mengatur pesan otomatis di WhatsApp Business.
1. Cara Membuat Pesan Salam di WhatsApp Business
Untuk membuat pesan salam otomatis:
- Buka aplikasi WhatsApp Business.
- Masuk ke Pengaturan atau Settings.
- Pilih Alat Bisnis atau Business Tools.
- Pilih Pesan Salam atau Greeting Message.
- Aktifkan fitur pesan salam.
- Tulis pesan yang ingin dikirim kepada pelanggan.
- Atur penerima pesan.
- Simpan pengaturan.
Gunakan pesan yang singkat dan langsung menjelaskan langkah berikutnya agar pelanggan tahu apa yang harus dilakukan.
2. Cara Membuat Pesan di Luar Jam Kerja
Untuk mengatur pesan otomatis di luar jam operasional:
- Buka Alat Bisnis di WhatsApp Business.
- Pilih Pesan di Luar Jam Kerja atau Away Message.
- Aktifkan fitur tersebut.
- Tulis pesan yang ingin dikirim.
- Atur jadwal pengiriman sesuai jam operasional bisnis.
- Simpan pengaturan.
Sebaiknya sertakan jam operasional dan informasi kapan pelanggan bisa mendapatkan balasan dari admin.
3. Cara Membuat Balasan Cepat di WhatsApp Business
Jika pelanggan sering menanyakan hal yang sama, kamu bisa membuat template balasan cepat.
Caranya:
- Masuk ke Alat Bisnis.
- Pilih Balasan Cepat atau Quick Replies.
- Tambahkan balasan baru.
- Tulis isi pesan yang ingin digunakan.
- Buat pintasan, misalnya /harga atau /ongkir.
- Simpan.
Saat pelanggan bertanya, admin cukup mengetik pintasan tersebut untuk memunculkan template yang sudah dibuat.
Catatan: balasan cepat bukan auto reply sepenuhnya. Admin tetap harus memilih dan mengirimkan pesan secara manual.
Contoh Pesan Auto Reply WhatsApp yang Efektif
Pesan otomatis sebaiknya tidak terlalu panjang. Sampaikan informasi utama dan, bila perlu, arahkan pelanggan ke langkah berikutnya.
Berikut beberapa contoh pesan auto reply WhatsApp yang bisa kamu gunakan.
Contoh Pesan Salam
Halo kak, terima kasih sudah menghubungi [Nama Toko]! 😊 Pesan kakak sudah kami terima. Kalau ingin tanya produk, boleh langsung kirim nama atau tipe produknya ya.
Contoh Pesan di Luar Jam Kerja
Halo kak, saat ini kami sedang di luar jam operasional (09.00–17.00 WIB). Pesan kakak sudah kami terima dan akan kami balas pada jam kerja berikutnya. Terima kasih sudah menunggu! 😊
Contoh Auto Reply untuk Pertanyaan Harga
Halo kak! Untuk cek harga produk, boleh kirim nama atau kode produknya ya. Kami akan bantu cek informasinya.
Contoh Balasan untuk Cek Ongkir
Untuk cek ongkir, boleh kirim alamat lengkap kakak, termasuk kecamatan, kelurahan, kode pos, kota, dan provinsi ya. Nanti kami bantu cek.
Tips Membuat Pesan Auto Reply WhatsApp
Agar pesan otomatis tetap membantu pelanggan, perhatikan beberapa hal berikut:
- Buat pesan singkat dan jelas agar mudah dipahami.
- Gunakan bahasa yang sesuai dengan karakter pelanggan dan brand.
- Berikan informasi langkah berikutnya, bukan sekadar memberi tahu bahwa pesan sudah diterima.
- Hindari janji yang terlalu spesifik jika admin belum tentu bisa memenuhinya.
- Sesuaikan pesan dengan situasi, misalnya pesan salam berbeda dengan pesan di luar jam kerja.
Apa Kekurangan Auto Reply WhatsApp Business?
Auto reply bawaan WhatsApp Business cukup membantu untuk memberikan respons awal. Namun, fiturnya memiliki keterbatasan ketika volume chat mulai meningkat.
1. Pesan Tidak Menyesuaikan Isi Chat
Auto reply bawaan bekerja berdasarkan kondisi yang sudah ditentukan. Pesan yang dikirim tidak benar-benar memahami apakah pelanggan sedang menanyakan harga, stok, ongkir, atau status order.
Akibatnya, pelanggan bisa mendapatkan pesan yang sama meskipun kebutuhan mereka berbeda.
2. Balasan Cepat Masih Membutuhkan Admin
Quick Replies memang mempercepat pekerjaan admin, tetapi tetap membutuhkan intervensi manual. Admin harus membaca chat, memilih template yang sesuai, lalu mengirimkannya.
Jika pertanyaan masuk dalam jumlah banyak, pekerjaan ini tetap memakan waktu.
3. Tidak Menangani Proses Percakapan yang Kompleks
Auto reply standar tidak dirancang untuk menangani alur seperti menggali kebutuhan pelanggan, meminta data yang belum lengkap, mengecek ongkir, atau membantu pencatatan order.
Semua proses tersebut masih perlu dilakukan oleh admin secara manual.
4. Kurang Ideal untuk Chat yang Semakin Ramai
Ketika bisnis mulai menerima chat dari berbagai channel seperti WhatsApp, TikTok, Instagram, dan website, kebutuhan customer service juga semakin kompleks.
Di tahap ini, sekadar mengirim pesan otomatis belum tentu cukup. Bisnis membutuhkan sistem yang bisa memahami isi percakapan dan membantu menangani pekerjaan rutin.
Smart Reply Everpro Chat: Auto Reply WhatsApp yang Memahami Konteks Chat
Kalau kebutuhanmu sudah lebih dari sekadar mengirim pesan salam atau pesan di luar jam kerja, Smart Reply di Everpro Chat bisa menjadi alternatif.
Smart Reply merupakan fitur berbasis AI yang membaca konteks dan maksud chat pelanggan, kemudian memberikan respons berdasarkan informasi bisnis yang sudah kamu siapkan.
Misalnya, pelanggan tidak selalu bertanya dengan kalimat yang rapi. Mereka bisa mengirim pesan seperti:
“Kak, warna hitam masih ada?”
atau:
“Mau order yang ini, kirim ke Cimahi bisa?”
Smart Reply dapat menggunakan informasi produk dan aturan yang kamu siapkan untuk membantu merespons percakapan tersebut.
Apa Saja yang Bisa Dilakukan Smart Reply?
Smart Reply dapat membantu beberapa pekerjaan customer service, seperti:
- Menjawab pertanyaan pelanggan mengenai harga, produk, FAQ, dan informasi bisnis.
- Merekomendasikan produk berdasarkan kebutuhan yang disampaikan pelanggan.
- Membantu proses order melalui form order dan pengecekan ongkir.
- Memvalidasi alamat dengan meminta informasi yang masih kurang, seperti kecamatan, kelurahan/desa, kode pos, kota, atau provinsi.
- Mencatat order dan memasukkan ringkasannya ke dashboard leads management.
- Mengirim gambar produk sesuai kebutuhan percakapan.
- Mengalihkan chat ke admin ketika percakapan membutuhkan penanganan manusia.
Dengan begitu, AI tidak hanya memberikan respons otomatis, tetapi juga membantu menjalankan alur percakapan sesuai konfigurasi bisnis.
Cara Menyiapkan Smart Reply
Agar respons yang diberikan sesuai dengan kebutuhan bisnis, ada tiga hal utama yang perlu disiapkan:
- Knowledge base
Berisi informasi yang menjadi sumber jawaban AI, seperti data produk, harga, FAQ, dan kebijakan toko. - Custom prompt
Digunakan untuk menentukan aturan percakapan, termasuk gaya bahasa, sapaan, dan cara AI merespons pelanggan. - AI tools
Fitur tambahan yang memungkinkan AI membantu pekerjaan tertentu, seperti validasi alamat atau pencatatan order.
Sebelum digunakan untuk pelanggan, lakukan pengujian terlebih dahulu. Pastikan informasi di knowledge base sudah lengkap dan aturan respons sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Auto Reply WhatsApp Business vs Smart Reply Everpro Chat
Keduanya sama-sama dapat membantu mempercepat respons pelanggan, tetapi cara kerjanya berbeda.
| Aspek | Auto Reply WhatsApp Business | Smart Reply Everpro Chat |
| Cara kerja | Mengirim pesan berdasarkan kondisi atau pintasan | Membaca konteks dan maksud chat |
| Pertanyaan produk | Menggunakan balasan cepat secara manual | Dijawab otomatis berdasarkan knowledge base |
| Respons berdasarkan konteks | Terbatas | Ya |
| Cek ongkir | Dibantu admin | Dapat dibantu AI |
| Validasi alamat | Manual | Dapat dibantu AI |
| Pencatatan order | Manual | Dapat masuk ke dashboard leads management |
| Cocok untuk | Bisnis dengan chat sederhana | Bisnis dengan chat lebih ramai dan alur lebih kompleks |
Jadi, auto reply WhatsApp Business tetap cocok untuk kebutuhan dasar, seperti menyapa pelanggan dan memberi tahu jam operasional. Sementara itu, Smart Reply lebih cocok ketika bisnis membutuhkan otomatisasi percakapan yang lebih kontekstual.
Smart Reply juga tidak dimaksudkan untuk menggantikan admin sepenuhnya. AI menangani pertanyaan dan pekerjaan rutin, sedangkan tim tetap dapat mengambil alih percakapan yang membutuhkan pendekatan personal.
Mana yang Sebaiknya Digunakan?
Pilihan fitur sebaiknya disesuaikan dengan volume dan kompleksitas chat bisnis.
Jika chat masih sedikit dan kebutuhanmu hanya memberikan respons awal, auto reply WhatsApp Business sudah cukup.
Namun, jika chat mulai menumpuk, pelanggan sering menanyakan hal yang sama, dan admin menghabiskan banyak waktu untuk pekerjaan rutin seperti menjawab FAQ, mengecek ongkir, atau memvalidasi data order, kamu bisa mempertimbangkan solusi yang lebih otomatis.
Dengan Smart Reply Everpro Chat, respons pelanggan dapat dibantu AI berdasarkan konteks percakapan dan data bisnis yang sudah kamu siapkan.
Ingin mengurangi pekerjaan repetitif tim CS tanpa membuat pelanggan menunggu terlalu lama? Coba Smart Reply Everpro Chat dan atur alur chat bisnis yang lebih otomatis.
